前回の第9回で、Googleドライブと社内ポータル（Google Sites）を連携することで、ドキュメントの一元管理ができるという話をしました。
今回はその補足として、実はこれまで難しかった「ファイルサーバーのような一元管理」がGoogleだけで、しかも低コスト・運用ルール次第で実現可能であることを詳しく解説します。
なぜ「ファイルの一元管理」は難しいのか？
よくある落とし穴：
「とりあえずDriveに資料を入れて、Sitesで表示すればOK」という考え方。
これでは“見た目”だけ整理された状態であり、次のような課題が残ります：
- ファイル名やフォルダ構成にルールがない
- 誰がどのファイルを使っているか分からない
- 更新しても周知されない
- 同じファイルがローカルにコピーされ、バージョンが分裂
成功の鍵は「運用ルール」と「仕組み」
例えば、以下のようなルール・フローを作ることでDriveは構造的に整理されたファイルデータベースとして機能します。
1. フォーマットはDriveの「原本フォルダ」に置く
すべての帳票・資料フォーマットは1か所にまとめて「原本」とし、使用者はそこからオンラインでコピーして使用します。
2. ファイル命名ルールを決める
例：202504_出張報告書_営業部_山田
これにより誰が何をいつ作ったのか一目で分かります。
3. フォーム経由でファイルアップロード
Googleフォームを使って、ファイルアップロード＋メタ情報（部署・目的・担当者など）を一緒に送信する運用を導入します。
これにより、Apps Scriptと連携してDriveに自動仕分け・台帳化することが可能になります。
4. 原本に変更があったら通知を行う
Driveのコメント機能やSlackなどを連携し、ファイル更新を関係者に通知する運用にすることで、常に最新情報にアクセスできる状態を維持します。
なぜ「ダウンロードして使う」運用は避けるべきか？
ファイルをダウンロードすると、その時点で「情報の分裂」が始まります。
理由：
- ファイル更新が反映されない
- 各自のローカルに古いバージョンが残る
- Drive上の原本に誰もアクセスしなくなる
そこで重要なのが、以下の運用スタイルです：
Drive原本 → オンラインコピー → 命名ルールで保存 → 常にDriveで作業
このスタイルにすれば、常に全社員が最新データにアクセスし、バージョン管理の手間も不要です。
この仕組みの何がすごいのか？
- ファイルサーバー導入不要
- Drive＋フォーム＋Sitesで一元管理が完成
- しかもGoogle Workspace不要（無料でも可）
- 運用ルール次第で小規模組織にも適用できる
サラリとですが、ファイルの一元管理について触れてみました。
おおよその管理はクライドストレージでも可能ですが、しっかりやろうと思うとルールと環境どちらもが必要です。
また、オンラインストレージが使いづらいや、安全性の理由からファイルサーバーを導入しようとする場合、それなりの予算も必要となりますし、環境構築にもそれなりのコストも時間も必要になります。
しかし、この方法ならちょっとした努力と工夫で十分に機能する管理が可能になります。
これで、同じようなファイルらが乱立したり、バージョンが分裂したり、最新のファイルがわからなくなるということを避けることは出来ますね。もちろん、オンラインストレージに限らずファイルさーbあーを導入しても運用次第ではありますので社員さんの少しの努力は必要ですね。
次回予告（第10回）
次回は「AIとの連携で、社内ポータルがもっと便利に使える！」をテーマにお届けします。
さらに自動化・賢い運用が可能になるので、お楽しみに。