社内ポータルは、情報共有や業務効率化のハブとして活用されますが、Googleツールと連携することで、その可能性はさらに広がります✨
この記事では、Google Workspaceを使って「実際にどんなことができるのか？」をわかりやすく紹介していきます！
📅 Google カレンダーとの連携でスケジュール管理をスマートに
例えば、会議室や備品の予約。Google カレンダーと連携すれば、空いている時間がひと目でわかり、二重予約を防ぐことができます。
- カレンダーの埋め込みで空き状況を表示
- Google フォームと連動させて予約申請
- 管理用スプレッドシートと連携し、履歴の可視化も可能！
📝 Google フォーム × スプレッドシートで申請・アンケートを簡単に
申請書やアンケートを紙やExcelで管理していませんか？
Google フォームとスプレッドシートを使えば、以下のような連携が簡単にできます。
- 備品の貸し出し申請
- 社内アンケート・満足度調査
- 問い合わせフォームの受付管理
スプレッドシートに自動で蓄積されたデータをもとに、Looker Studioで可視化するのもおすすめです📊
📂 Google ドライブでの資料共有を効率化
Google ドライブのフォルダをポータルに埋め込むことで、最新のマニュアルや資料へのアクセスが簡単に✨
- 部門ごとに共有フォルダを分ける
- 更新されたファイルがリアルタイムで反映
- 閲覧のみ/編集可など、権限設定も柔軟に
さらにGoogle スプレッドシートで文書管理台帳を作れば、文書の更新履歴や担当者の管理にも役立ちます👍
💡 Google Keep / Chat / Meetとの連携アイデア
- Google KeepでちょっとしたToDoやメモを共有（ポータルにリンク）
- Google Chatでチーム別の情報共有 → 最新投稿の通知連携も可能！
- Google Meetの予定リンクを埋め込んで、ワンクリックで参加✨
🔗 まとめ：連携で「使える」ポータルに
Googleツールと連携することで、ポータルは「見るもの」から「使うもの」に進化します。
ポイントは、「今すでに使っているツールを活かす」こと。そして、社員が自然に使いたくなる導線を作ること。
社内ポータルを中心に、Googleツールと連携させていくことで、日々の業務に馴染み、効率化も加速します🚀
次回は、本当は教えたくなかったけど、第10回社内ポータルをその先へ。AI連携で安全を保ちながらもより便利で使われるポータルに育てる仕組みについて書こうとおもっていましたが・・・・・。
社内ポータルでもう一つとても大切なパート。ファイルの一元管理に触れていきます。
ファイルの一元管理ってとても重要だとおっさんは考えています。何度も似たような資料を色んな人がその都度作ったり、結局どれが最新なのかわからなくなったり、そういうことありませんか？ファイルが乱雑に散らかってしまったり、結構やろうと思うと難しい。
これも社内ポータル＋Googleドライブでかなり解決出来ちゃいます。ということで、9.5回社内ポータルとGoogledriveでファイルの一元管理についてお話していきます。