中小企業のDX、Web活用、アプリ開発など、ITでお困りの皆さん、こんにちは！
「どんくさITおじさん」こと、わたくし、ジャージにジャパンと書いてあるような男が、今日も情熱と脂肪を燃やしてブログをお届けします！
前回、中小製造業DXの第一歩として、Googleサイトで社内ポータルを作るというお話をしました。
「え？なんで今さら社内ポータル？ 」 と思った方は、ぜひ前回の記事を読んでみてくださいね。
さて、今回は連載の第二回！
題して
【課題発見編】あなたの会社の情報、どこにある？情報一元化前の現状把握
「うちの会社の情報？そりゃあ、社長の頭の中と、あとは紙とExcelと…」
…ドキッとした社長さん、情シス担当者さん、
今回のお話は、まさにそんな”情報迷子”になっている中小企業さん向けの内容ですぞ！
情報一元化を始める前に、まずは現状把握から！
今回は、御社の情報がどこに散らばっているのか？
どうすれば宝の山…もとい、お宝情報にたどり着けるのか？
一緒に見ていきましょう！
…かつての私も、そう思っていました。
飲食業界で、ワーカー兼マネージャー、そして料理長…みたいな、何でも屋みたいな生活を送っていた頃は、ITなんて言葉、他人事だと思ってましたからね！( ﾟ∀ﾟ)ﾊﾊﾊ
でも、今は違います！
DXは、中小製造業こそ必要な変革なんです！( ｰ`дｰ´)ｷﾘｯ
なぜなら、中小企業こそ少数精鋭！！
戦闘力を上げていかなくてはいけません。
そのためには巨人相手にもしっかり戦える装備を整えなくては行けないからです。
今回はその第1歩とも言える情報の一元化の話です。
なぜなら、情報共有を改善するだけで、劇的に業務効率がアップするから！🚀
今回は、Googleサイトで作る社内ポータルが、なぜDXの第一歩となるのか？
元・飲食マネージャーのおっさんが、熱く語ります！🔥
現状把握は treasure hunting (宝探し)だ！
いきなり treasure hunting (宝探し) なんて、
横文字使って、意識高い系に見せようとしてるんじゃないかって？
…はい、半分正解です！（笑）
でも、 Treasure hunting (宝探し) って、
宝の地図がないと、どこを掘ればいいかわからないじゃないですか？
それと同じで、
社内ポータルを作るっていう宝島 (ワンピースでいうところのラフテル) を目指すなら、
まずは現状把握という名の宝の地図 をつくらなくちゃ いけないんですヮ(ﾟдﾟ)ォ!
すみません、話が脱線しました。
真面目な話に戻ります。
現状把握をせずに、
「なんか最近DXって言葉が流行ってるから、うちもとりあえず社内ポータルでも作るか！」
と、
いきなりGoogleサイトを触り始めるのは、
羅針盤もコンパスも持たずに大海原に飛び出すようなもの。
遭難、
いや、
失敗する可能性大です！
なぜ現状把握がそんなに大切なのか？
それは、
現状把握 に社内ポータルを作るとこうなる３つの理由
現状把握なしに社内ポータルを作ると、主に ３つの問題が発生します。
1. ゴミ箱ポータル (ただの情報の墓場) 爆誕
せっかく社内ポータルを作っても、
社員が誰も見てくれない…
情報が古くて役に立たない…
そんな経験ありませんか？
それは、
現状把握をせずに、
「とりあえず、ファイルサーバーの中身を全部Googleサイトに放り込んどけ！」
的なノリで作っちゃったポータルによくある現象です。
これでは、
ポータルではなく、ただの「ゴミ箱」
いや、
「情報の墓場」です。
社員は必要な情報を見つけるのに疲れてしまい、
ポータルを開くことすらやめてしまうでしょう。
2. 部署間対立勃発！ポータル内戦勃発
「ウチの部署の情報は、もっと目立つ場所に表示してくれ！」
「いやいや、ウチの部署の情報の方が重要だから、トップページに載せるべきだ！」
…なんていう、
部署間情報戦争が勃発する可能性も…
これも、
各部署がどんな情報を管理していて、
どんな情報を共有したいのか、
明確にしないままポータルを作ると起こりがちな問題です。
ポータルが、
社内の平和を乱す火種になってしまうなんて、
笑えませんよね？
3. 作ったけど使われない… 予算の無駄遣いポータル
時間も予算もかけて作ったのに、
誰からも使われない…
そんな悲しいポータルも、
現状把握不足のまま作ったポータルにはありがちです。
「またまた〜、大袈裟な〜」
と思ったそこのアナタ！
前回作った社内システム、
ちゃんと使われてますか？
（耳を塞ぎながら）
…はい、
耳の痛い話はやめておきましょう。
とにかく、
現状把握をせずに社内ポータルを作るのは、
デメリットしかないと言っても過言ではありません。
現状把握を真面目にやると、こんな いいことがあります!
散々デメリットを語ってきましたが、
もちろん、現状把握を真面目にやれば、
いいことあります！
1. 御社だけの「情報地図」爆誕！
現状把握をきちんと行うことで、
御社の情報がどこどこに、
どのように保管されているのか、
一目でわかる「情報地図」が手に入ります。
この地図があれば、
宝島…
もとい、
社内ポータルを作るための効果的なルートが見えてきます。
2. 部署間の 友情が芽生える！
現状把握の過程で、
各部署の担当者が集まって、
「ウチの部署はこんな情報管理してます」
「え？そんな情報、ウチの部署でも使いたい！」
なんて会話が 生まれるかも。
今まで知らなかった部署同士の連携が強化され、
社内全体の友情…
もとい、
チームワークが向上する効果も期待できます。
3. 予算も時間も活用！
現状把握によって、
本当に必要な機能やコンテンツが 明確になるので、
予算も時間も 無駄にすることなく、
効果的な社内ポータルを構築できます。
効果的な社内ポータルは、
社員の生産性向上、
業務効率化、
ひいては売上アップにも 貢献してくれるはずです。
さあ、 いざ 、宝探し… もとい、現状把握へ出発進行！
現状把握の重要性は、
十分理解いただけたかと思います。
…え？
まだ Treasure huntingの方法がわからない？
ご心配なく！
ちゃんと、手順も説明しますよ！
３ステップで情報地図作成完了！
情報地図作成…
なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんが、
大丈夫！
３つの ステップを順に踏むだけで、 誰でも簡単に情報地図が作成できます。
ステップ１： 部署ごとの情報管理方法を洗い出す
まずは、各部署にヒアリングシートを 配布しましょう。
ヒアリングシートには、例えば、こんな項目を盛り込んでみてください。
- 部署名
- 現在、どんな情報を管理していますか？
（例：顧客情報、図面、売上データ、日報、 など ） - それらの情報は、どこに保管されていますか？
（例：紙、Excel、ファイルサーバー、個人のPC、クラウドストレージ、など ） - それらの情報は、誰が管理していますか？
（例：〇〇部の〇〇さん、 部署全体、など） - 情報共有で困っていることはありますか？
（例：情報が探しにくい、二重管理になっている、など ） - 社内ポータルに期待することはありますか？
（例：情報をもっと探しやすくしてほしい、など）
各部署に丁寧に説明して、
回答してもらいましょう。
全部署回答が集まったら、次のステップへ進みましょう。
ステップ２： 情報の種類と保管場所を リスト化する
ステップ１で集めた回答を元に、
情報の種類と保管場所を リスト化していきます。
Excelまたはスプレッドシートで表を作成して、
情報を整理していくと いいでしょう。
例えば、こんな感じ表です。
| 部署名 | 情報の種類 | 保管場所 | 管理担当者 | 課題 | 社内ポータルへの期待 |
|---|---|---|---|---|---|
| 営業部 | 顧客情報 | Excelファイル (共有フォルダ) | 営業部 〇〇 | ファイルが散らかっている 、最新版がわからない | 顧客情報を一元管理したい |
| 製造部 | 図面 | 紙で棚に保管 | 製造部 〇〇 | 図面を探すのに 時間がかかる、最新版管理ができていない | 図面を電子化して、早く見つけられるようにしたい |
| … | … | … | … | … | … |
…と、こんな感じで、
各部署から洗い出した情報を表にまとめていきます。
この表が、
御社、情報地図の基礎になります。
ステップ３： 情報共有における 課題を分析する
ステップ２で作成した情報地図を見ながら、
情報共有における課題を分析していきます。
例えば、
- 紙で管理している情報が多い部署は、電子化が 課題
- ファイルサーバーがめちゃくちゃな部署は、ファイル構造見直しが課題
- 属人化している情報が多い部署は、 誰でも情報にアクセスできるようにするのが 課題
…などなど、
課題は 各社各様だと 思います。
この 課題分析を しっかり行うことで、
社内ポータルに どんな機能やコンテンツが 必要なのか、
より 具体的に 見えてきます。
【甘いおまけ】 現状把握シート テンプレート プレゼント！
「３ステップはわかったけど、
ヒアリングシートとか、作るの面倒くさい…」
…そんなあなたの心の叫びが 聞こえてきましたぞ！
ご安心ください！
今回、
この記事を 読んでくれた あなたのために、
そのまま使える「現状把握シート」の テンプレートを 用意しました！
(拍手)
この テンプレートを 使えば、
すぐに現状把握を始められますね 。
ぜひ、 ダウンロードして、
御社の情報地図作成に役立ててください！
まとめ：丁寧に現状把握して、 社内ポータル制作を 成功させよう！
今回の記事では、
社内ポータル制作の前に行うべき現状把握について、
じっくり 解説しました。
おさらいすると、 現状把握は
- ゴミ箱ポータル化けるのを防ぐ
- 部署間 対立を防ぐ
- 予算と時間の無駄遣いを なくす
ために 必要不可欠な 作業です。
現状把握を丁寧に行うことで、
社内ポータル制作は 大成功間違いなし！
さあ、 ты готов? (準備はいい?)
информационная карта (情報地図) 作成という名の Treasure hunting (宝探し) に 出発しましょう！
… всякий раз (毎回) 多言語 mélange (混ぜ合わせ) ブログで すみません。（汗）
次回は、 いよいよ Googleサイトを 触りながら、
社内ポータルを 실제로 (実際に) 作っていく методика (方法) を 解説します。
お楽しみに！